戸籍証明書の誤交付について

概要

　市民生活課戸籍係において、戸籍個人事項証明書及び戸籍附票（以下戸籍抄本等​）の交付の際に、誤って請求対象者ではない方の戸籍抄本等交付する事案が発生しました。

経過

　司法書士Ａ様から、請求対象者Ｂ様の戸籍抄本等について、郵送で職務上請求があり、受け付けました。
　職員Ｘは、対象者B様と同一氏名のC様を対象者であると思い込み、請求書に記載のあった対象者B様の生年月日、本籍地、筆頭者の確認を漏らしたまま戸籍抄本等を発行しました。
　職員Ｙは、請求書と発行された戸籍抄本等の確認を行いましたが、誤発行に気付かず、戸籍抄本等を令和7年3月21日に発送しました。

　令和7年6月12日に司法書士Ａ様から、対象者B様とは異なるＣ様について戸籍抄本等が発行されている旨連絡を受け、誤交付が発覚しました。

対応

　令和7年6月13日に司法書士Ａ様に謝罪の上、誤発行したＣ様に係る戸籍抄本等を回収しました。

　Ｃ様に係る戸籍抄本等は使用されておらず、二次漏洩がないことは確認しました。

　同日にC様に経緯の説明をし、謝罪をしました。

　今後、個人情報の取扱いの重要性を再認識し、担当者は、細心の注意をもって業務に取り組むことを徹底し、再発防止に努めてまいります。